POS-RT dal 2026: cosa cambia e come fare il collegamento

Dal 2026 diventa obbligatorio “censire” (collegare) in modo logico gli strumenti con cui incassi pagamenti elettronici (POS, inclusi SoftPOS e POS virtuali) con gli strumenti con cui memorizzi e trasmetti i corrispettivi (RT oppure la procedura web “Documento Commerciale on line”). Non è un collegamento fisico “con cavi”: è una comunicazione una tantum (poi solo aggiornamenti in caso di variazioni) da effettuare nel portale “Fatture e Corrispettivi”.

GuidaOperativa_POS-RT

1) Che cos’è il “collegamento POS-RT”

In pratica, per ogni punto vendita (o unità locale) bisogna abbinare:

la matricola del Registratore Telematico (RT) con l’identificativo univoco del POS usato per incassare.

L’adempimento avviene tramite una nuova funzione nel portale e sfrutta anche le informazioni che gli operatori finanziari (Acquirer) trasmettono periodicamente all’Agenzia.

Nota utile: il collegamento fisico POS–RT può esistere (es. “scambio importo”), ma non è quello richiesto dall’obbligo: l’obbligo riguarda il collegamento logico via portale.

2) Quali POS rientrano (fisici, SoftPOS e virtuali)

POS fisico: terminale che legge carte (inserimento o contactless), inclusi SoftPOS su smartphone/tablet.

POS virtuale: piattaforme web/app che gestiscono pagamenti online.

Identificativo univoco:

POS fisico = terminal id (matricola POS) + codice fiscale Acquirer + denominazione Acquirer.

POS virtuale = codice fiscale Acquirer + denominazione Acquirer.

ATTENZIONE: se hai un solo POS ma due contratti con Acquirer diversi (es. bancomat e carte), devi registrare due collegamenti (uno per ciascun Acquirer).

3) Chi fa l’operazione e dove si fa

Dipende da come certifichi i corrispettivi:

A) Se usi RT (registratore telematico)

Vai su “Fatture e Corrispettivi” → funzione “Gestione collegamenti” e abbini il POS con il RT. L’operazione può essere svolta anche da un soggetto delegato al servizio (delega “Accreditamento e censimento dispositivi”).

B) Se usi “Documento Commerciale on line”

Il collegamento si fa all’interno della stessa procedura web ma, precisazione importante, questa procedura non è delegabile, quindi l’operazione deve essere effettuata direttamente dall’esercente.

4) Come si fa, passo passo (RT)

Nella “Gestione collegamenti” i passaggi sono i seguenti:

Seleziona l’RT dall’elenco delle matricole attive nel mese di riferimento.

Seleziona il POS (dall’elenco precompilato o inserendo i dati manualmente se non compare).

Indica l’indirizzo dell’unità locale dove RT e POS sono usati.

Se il POS non compare: inserisci manualmente terminal id (se POS fisico) + CF/denominazione dell’Acquirer.

Se compare un POS non tuo o dismesso: puoi dichiarare non titolarità/dismissione; attenzione perché l’operazione è indicata come non reversibile (la procedura poi non lo ripropone tra quelli da collegare).

5) Scadenze: quando va fatto (fase di avvio e a regime)

Prima comunicazione: dalla messa a disposizione della procedura (prevista da inizio marzo 2026) e entro 45 giorni, con riferimento ai POS/RT attivi fin da gennaio 2026.

A regime (nuovi POS/RT o variazioni): registrazione tra il 6° e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione/variazione/dismissione. Esempi pratici (nuovo POS a marzo → finestra 6–31 maggio; spostamento a settembre → finestra 6–30 novembre).

6) Esclusioni e “casi misti”: quando puoi non collegare

Non sono interessati dall’obbligo (in sintesi) i corrispettivi:

da vending machine;

carburanti;

ricarica veicoli elettrici;

operazioni esonerate dall’obbligo di documento commerciale (es. tabacchi, vendite a distanza, ecc.).

Attenzione ai casi misti:

se usi lo stesso POS sia per operazioni con documento commerciale sia per operazioni esonerate, devi collegarlo comunque;

se invece hai un POS dedicato esclusivamente a operazioni esonerate (o, in altri casi, solo fatture), la procedura consente di escluderlo dichiarandone l’uso esclusivo (con avvertenze di irreversibilità e divieto di usarlo anche “saltuariamente” per incassi con documento commerciale).

7) Sanzioni e controlli: perché conviene farlo bene

Ricorda che indicare/registrare in modo errato la modalità di incasso sul RT può comportare sanzioni (richiamo al D.Lgs. 471/1997).

RICORDA: Le violazioni dal 1° gennaio 2026 (quando non incidono sulla corretta liquidazione), 100 euro per ciascuna trasmissione fino a un massimo 1.000 euro per trimestre.

Inoltre viene sottolineata l’opportunità di verificare i codici ATECO presenti nel “cassetto fiscale” e aggiornare eventuali variazioni.